アナログな受付業務をクラウド受付システムで効率化。株式会社RECEPTIONIST 橋本CEO インタビュー

今回は、株式会社RECEPTIONIST代表取締役CEOの橋本真里子様にインタビューさせていただきました。顧客と担当者を直接繋げることで受付業務を効率化するという革新的なアイデアで、有名企業をはじめ多くの企業で導入されているサービスを展開する株式会社RECEPTIONIST。
ご自身も受付嬢だったというキャリアを生かしてシステムを考案された経緯や受付の裏話、起業の際のお話などを伺いました!
(※新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点からオンラインでのインタビューとなっております。)

会社概要

社名:株式会社RECEPTIONIST
設立:2016年1月21日
代表:橋本真里子
事業内容:受付システムの開発・提供、受付業務のコンサルティング
所在地:東京都渋谷区桜丘町20−1 渋谷インフォスタワー20階
URL:https://receptionist.jp

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インタビューはここからです

(奥井)
はじめに、御社の事業内容について教えてください。

(橋本CEO)
大きく3つの事業を展開しています。

メインになるのがクラウド受付システム、『レセプショニスト』です。SlackやChatworkなどといったビジネスチャットやアプリと連携して通知を送ることで、どこにいても内線電話を使わずに直接担当者を呼び出せるというものです。

2つ目が会議室管理サービスです。数に限りのある会議室を効率的に管理・使用するためのサービスを展開しています。

3つ目が日程調整のためのサービスです。受付に来られる際やWeb会議を行う際には、必ずその前にお互いやり取りをしながら日時を調整しています。メールの往復など、アナログで非効率な部分を効率化することを目指しています。

(中野)
クラウド受付システムを作ろうと思ったきっかけについてお聞かせ下さい。また、考案するにあたって1番重点を置いていたことは何ですか?

(橋本CEO)
受付というものはずっとアナログで、進化していないということが分かり、ITの力を使えばもっと効率化を図ることが出来るのではないかと思ったことがきっかけです。

また受付にいると、来客の人数・頻度やどのような方が訪問されるのかを知ることによって、会社の現状を把握できました。そのような重要な情報はデータ化することによって社内で共有でき、蓄積も可能だと思いました。

ついいろんな機能を付け加えたくなりますが、サービスリリース時はシンプルなものから始め、まずは使いやすいと思っていただくことに重点を置いていました。

(中野)
システムを考案するにあたって様々な困難があったと思われますが、具体的にはどのような問題があり、どのように対処してこられたのですか?

(橋本CEO)
ソフトウェアを提供している会社は既にたくさんあったため、先輩企業にアドバイスをもらい、何を搭載すべきかを考えました。客観的な意見を聞くことで、最初にすべきこと、見落としていたこと、先回りして対策すべきことをよく考えましたね。受付システムをどんな方にでも使いやすいと感じていただけるようなものにしなければならないということを念頭に置き、開発しているところです。

(奥井)
受付は会社の最前線だから会社のことがよく分かるとおっしゃっていましたが、具体的にどのようなことがわかるのでしょうか?

(橋本CEO)
たくさんあります!

新卒面接でいうと、成長していたり注目されていたりする会社に来られる学生さんは都内だけでなく全国から集まりますし、立居振る舞いや態度といったマナーが非常に良いです。
また、来客が多く外部の方と頻繁にコミュニケーションをとっている方は成果を出されて役職が上がっていくというのも、受付にいるとよくわかりましたね。

(川村)
御社の㏋の動画を拝見させていただき、その中で「直接つなげば、よくない?」と掲げられていたのがとても印象的でした。先ほどのお話の中で受付システムにおける発展の遅れを感じた・受付データをもっと世の中で共有していきたいと感じたと仰っていましたが、そのように感じた具体的なエピソードやきっかけを教えてほしいです。

(橋本CEO)
来客がある方ほど忙しくて席にいない、またそのせいで直接本人に電話が繋がらず代理で応答をしていただくというケースが非常に多くありました。お客様の立場からしても予定がずれますし、代理応答をしていただいた方にとっても自分の作業を一旦中断しなければなりません。そのような無駄を省きたいと思ったことがきっかけです。

また、電話ではデータが残らないという点も勿体ないと思っていました。そんな時、LINEやFacebookといったツールが普及し、仲の良い顧客と担当者が直接チャットでのやり取する機会が増えたことをきっかけにこのシステムを思いつきました。

(川村)
代理応答の方の伝言や取次が上手くいっていないことが原因で、お客様がまた一から説明しなければいけないといったケースもこれまでにあったのでしょうか?

(橋本CEO)
もちろんありましたね。

代理応答していただく時点で、お客様にとってはその方(代理応答をしていただいた方)に依存してしまうということになってしまうんです。人によっては伝え方もバラバラで代理応答をした方は伝えたと思っていても実はそれが上手くいっていないケースもたくさんありました。

(川村)
なるほど!そうなるケースを無くすために直接連絡が取れる効率的なシステムに変えていこうと思ったのですね。時代のニーズに合った方法を選択されていてとても素晴らしいと感じました。

(橋本CEO)
お客様にとっても「直接つなげば、よくない?」と思ってくれていたのかなと今にしてみれば思います(笑)

(羽生)
新型コロナウイルスの影響でテレワークやWEB会議など新しい働き方が浸透しましたが、クライアントのニーズに何か変化はありましたか?

(橋本CEO)
大きな変化がありました。

以前は業務の効率化を図りたいという目的を持った企業様が圧倒的に多かったのですが、コロナウイルスが流行り会社への来客が減ったことで、業務の効率化という文脈でのニーズは明らかに少なくなったように感じています。

しかし一方で、会社への来客数をゼロにできている企業様はほとんどないんです。「飛沫感染のリスクを高めてしまう共用の内線電話を使いたくない」、「社内外での感染に備えて来客の履歴をしっかりと残したい」というリスク管理の観点からレセプショニストを必要とするお客様が増えました。

また、企業受付だけではなく、リモートワークができず業者の出入りが多い工場の入り口などでも使用されるケースも増えてきています。検温と消毒の案内が増えた警備員・守衛さんの業務を軽減するため、また来客の履歴を自動で残すために、企業受付以外の所からのニーズも生まれてきています。

(羽生)
何かをデジタル化するときに議論が巻き起こるのはよくあることですが、対人で受付嬢をされていたご自身の中での葛藤や、クライアントに受け入れてもらうための困難はありましたか?

(橋本CEO)
取材をお受けする中で、「今まで自分がやってきた仕事をなくすようなプロダクトですよね」と、よく言われますが、毎回「実は違うんです」とお伝えさせていただいています。

実際に受付の仕事をする中で、私たちは「人にしかできない仕事」をするためにここにいるんだと感じていたんです。例えばお茶出し、ご案内、瞬間的な会議室の調整、困っているお客様を助けたり質問に答えたりなど、おもてなしをするためにその場にいるというのが受付の大きな役割だと思っていました。

しかし取次に時間がかかると、本当はご案内をしたかったり、会議後すぐに清掃に行きたかったりするのに、取次をしなければならないことで「人にしかできない仕事」にコミットすることができませんでした。

私が一緒に受付の仕事をしていたメンバーも、レセプショニストを使いたいと言ってくれます。レセプショニストは受付の仕事を奪うのではなく、受付の人たちをより輝かせるためのツールにもなると思って提供をしています。

(奥井)
どのようなキャリアビジョンを持って行動されてきましたか?

(橋本CEO)
もともと、将来的に起業したいとは全く思っていなかったんです。「10年後の自分はこうなっていたい!」とかは本当になくて、受付の仕事を楽しんで、やりがいを感じながら一生懸命やっていたのが20代ですね。

一般的に受付嬢の仕事ってなんとなく若い女性っていうイメージだと思うんですけど、現実的にそうなんです。私も30歳を過ぎて最後の受付の現場に入社した時に「この会社が受付嬢の現場としては最後だなあ」と思いながら働いていました。そろそろ次のステップを考えなきゃと思い、1年〜2年ぐらいかけて受付を効率化するプロダクトを作りたいと思い始めました。

社長になってからは、自分のキャリアビジョンというよりは会社としてのビジョンにシフトチェンジしました。何を世の中に残して行くか、どういうインパクトを与えていくかなどを考えています。また、社員に対してどんな経験をしてもらえるか、何を習得してもらえるかなどに変わりましたね。

(川村)
新型コロナウイルスの影響など、世の中が目まぐるしく変わっていく中で、これからの展望や目標、追加していきたい機能やシステムなどがありましたら教えていただきたいです。

(橋本CEO)
私達は一番に、「あらゆる”受付”に進化をもたらし、働きやすい世の中を創造する」をミッションに掲げています。外部とのタッチポイントである「受付」の効率化を図り続けるということは変わりません。その上で将来的に、レセプショニストのサービスが無ければ仕事が進まないといっていただけるくらい快適なシステムを提供していけるようになりたいです!

また、効率化に関しては現段階で比較的実現できているのですが、「受付データで新しい価値を提供していきたい」という目標に関してはまだまだ実現できていないと感じています。それを達成させるためのデータビジネスをここから展開していきたいと思っています!

(川村)
ありがとうございます!

データビジネスを展開されるにあたって、様々な方との交流や情報収集が大事なのではないかと思いますが、そういったことについて大切にされていることはございますか?

(橋本CEO)
ありますね。起業するときもたくさんの方々に支えていただいて事業を展開することができ、とても感謝しています。その中で感じたことは、もらうだけではなく自分も相手に何かを与えてあげたいということでした。そのギブアンドテイクの精神はいつも心掛けています。

また会議や打ち合わせにおいても気をつけています。相手の時間をいただいているのだから、少しでも相手の方が時間を無駄にしないためにも事前打ち合わせ、お渡しできる情報は事前に渡すといった円滑に進めるための心がけは大切だと考えています。

せっかくの時間を双方にとって有意義に過ごせるようにいつも心掛けていますね。

(川村)
ギブアンドテイクの精神、効率化、時間を有意義に使っていただく努力というのはビジネス・サービス提供をされる上で非常に大事な原点とも言えることだと思いました。僕もこのことを意識してこれから頑張っていこうと思います。ありがとうございました!

(学生キャスター一同)

橋本様、ありがとうございました!

インタビューの感想

(中野)
今回、初めての参加で緊張しておりましたが、明るい雰囲気を作っていただき、楽しみながら参加することが出来ました。企業とのやり取りでは欠かすことの出来ない受付に着目して、デジタル化をすることで、会社の状況把握や効率化を実現していたことに感動しました。今後、機械化が進んでいく中で、このようなシステムが開発されていること、またその開発者の方に直接お話を伺うことができたのは貴重な経験だと思いました。

(川村)
橋本社長が仰っていた、「今を一生懸命出来ない人が、将来一生懸命何かを出来るわけがない、まずは今目の前のことに全力に取り組むべき」という言葉がとても心に響きました。私は良く将来に対し不安を感じて一喜一憂してしまう癖があったので、余計にためになりました。橋本社長のように、将来のビジョンを持ちつつそのために今何ができるのかを考え、全力で取り組むマインドを持とうと思いました。またそれが一番毎日を楽しく生きる秘訣なのだと思いました。

(羽生)
レセプショニストが受付の仕事を奪うのではなく、人にしかできない業務に集中するための環境を作り出していることがわかり、デジタル化による業務の効率化の真髄に触れたように思いました!11年間の受付嬢としての橋本さんの経験がそのまま活かされたサービスには、企業に来客する方々、そして受付の方々への思いやりが詰め込まれていることが伝わってきました。レセプショニストのように人とデジタル技術が共生するシステムがコロナ禍では更に重んじられるのではないかと感じました。ありがとうございました!

(奥井)
橋本さんから、目の前のことを一生懸命やり遂げる情熱を感じました。橋本さんが「目の前のことを一生懸命することで見えてくるものがある」とおっしゃっており、意外と近くに自分の探しているものがあるのかもしれないと感じました。難しいことを考えようとせず、まずは目の前にあるものに力を注がなければいけないと思いました。

この記事は私達が担当しました

  

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